年賀状など年末のルーティーンを効率良く片付けるために今年から取り入れたい習慣

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年賀状を作ったり大掃除したりお歳暮を贈ったり、その他の年末進行など、年末は色々な用事がやってきますよね。
しかし、なかなかやる気が湧かなかったり、取りかかれないのが現実になっていませんか?

どうして、これらの用事に手をつけるのが難しいのでしょうか?

その理由の一つに「一年に一回しかやらないから」というのがあると思います。

既に習慣になっていることは、どういう手順でやればいいとか、どれくらいの時間がかかるかは自分で覚えています。
しかし、年に一度レベルのことはもう前年の記憶なんて飛んでしまっていることも多いですよね。

そこで、今年からできることですが、例えば年賀状作りなら、手順と所要時間を記録してみましょう。

年賀状なら、一番最初にするのは、「前年の宛先リストを開く」ことかなと思います。
これは、年賀状アプリだったり、ハガキ印刷ソフトだったりします。

たまに、パソコンを機種変更してどこにやったか分からなくなったりすることもありますから、まず最初にリストを1回開くことがとても大事です。
ここでつまづくと時間ロスで、ここを12月23日とかにやっていると焦ります。
(元旦に年賀状を届けるには12月25日までの投函が締め切りとされています。実際には距離や地域によりその後でも届く場合もあるようです。)

宛先リストが開けたら、来年以降見るための作業リストに「前年の宛先リストを開く」と書き入れて所要時間も書きましょう。
スマホのストップウォッチで時間を計るのが良いかもしれません。
人によっては年賀状ソフトのアップデートのための作業時間もかかると思います。

次は「出す枚数の確定」だと思います。これが分からないと年賀状を何枚買ったら良いのか分かりません。
ただし、仕事などで大量に出す方は誤差があるのは普通です。その場合でも、喪中はがきをチェックして、出してはならない先を確定する作業は要るとでしょう。
今年新たに出会った人にもどれだけ送りましょうか。迷う人は時間も必要ですよね。

作業リストには「喪中はがきを一箇所に集める」「喪中の人の宛名印刷ソフトの印刷チェックを外す」「今年出会った人の名刺を一箇所に集める」「新たに送る人の宛先を入力する」「出す枚数を数えて確定する」などが書き出されると思います。

以降の絵柄デザイン決め(迷う人は時間がかかります)や印刷、手書きコメント記入などの作業もこのように作業を進めて、来年のために記録しておきましょう。

リストの例
・前年の宛先リストを開く
・届いた喪中はがきを1箇所に集める
・宛先リストから喪中の人を外す
・今年出会った人の名刺を1箇所に集める
・新しく年賀状を出す人を宛先リストに加える
・トータルで出す年賀状の枚数をカウントする
・年賀はがきを必要枚数+プリントミスや書き損じの分を入れて購入する
・年賀はがきのデザインを検討する
・年賀はがきの固定の文面を検討する
・年賀はがきをソフトやアプリで作る
・印刷する
・手書きのコメントを書く
・ポストまたは郵便局に投函する(12月15日より受付)
・1月になり届いた年賀はがきを確認する
・宛先不明で戻って来たり住所が変更になっていた人、結婚などで名前が変わった人は宛先リストで更新する
・喪中の人から寒中見舞いはがきが届いたらリストに反映する
・喪中以外で年賀状を出したけど何も来なかった人は宛先リストから外す
・年の途中で結婚報告や引越はがきが来た場合には即座に宛先リストを更新する

たまにしかやらないことに手をつけられないのは、頭の中で「大変そう」「面倒くさそう」「時間かかりそう」というイメージが勝手に展開されているからである場合は多いと思います。

しかし、作業を小分けにして所要時間も分かるリストがあれば、いくら忙しくても一つずつ片付ければ終わらせることができます。

自分で作った自分のための作業指示書は来年から超お役立ちですよ!

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この記事を書いたのは

しゅうまい(@shumai)です。 新しいこと楽しいこと不思議なこと、わくわくすることが大好きです。MacBook Pro 15inchとiPhone 7 Plusの大画面コンビでブログを更新しています。→ 詳しいプロフィール

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